Program do zarządzania projektami dla 20 osób kosztuje od kilkuset do kilku tysięcy złotych miesięcznie, zależnie od tego, czy płacisz od osoby, czy stałą kwotę za zespół. Przy licencjach od osoby rachunek rośnie z każdym nowym pracownikiem, przy planie za zespół jest z góry znany.
Dwa modele cen i dlaczego mają znaczenie
Większość narzędzi liczy cenę za osobę miesięcznie. To wygodne przy trzech osobach i uciążliwe przy dwudziestu, bo dochodzą współpracownicy, stażyści i osoby, które logują się raz w tygodniu, a licencja jest ta sama. Drugi model to plan za zespół z limitem osób, tak jak w cenniku Zwinne.
Prosty rachunek dla 10, 20 i 40 osób
Żeby policzyć koszt, pomnóż cenę za osobę przez liczbę osób i dodaj dodatki, które producent sprzedaje osobno, na przykład AI. Poniżej przykład na stawce 12 EUR za osobę miesięcznie, takiej jak w pakiecie Standard monday.com z jego cennika (sprawdź aktualną wartość u producenta, bo cenniki się zmieniają).
| Liczba osób | Licencje po 12 EUR za osobę | Zwinne, netto |
|---|---|---|
| 10 | 120 EUR | 499 zł (plan Zespół) |
| 20 | 240 EUR | 1 299 zł (plan Firma) |
| 40 | 480 EUR | 1 299 zł (plan Firma) |
Dla 10 osób licencje od osoby bywają tańsze. Przewaga stałej ceny pojawia się dopiero przy większym zespole, więc przy małej ekipie porównaj obie opcje uczciwie.
Koszty, o których nikt nie wspomina w cenniku
- Dodatki. AI, raporty portfelowe i logowanie SAML są często w droższych pakietach.
- Waluta. Rozliczenie w dolarach lub euro to ryzyko kursowe i faktura bez polskiego VAT.
- Wdrożenie. Godziny konfiguracji, szkolenie zespołu i migracja zadań kosztują więcej niż jeden miesiąc licencji.
- Osoby okazjonalne. Klient lub zarząd, którzy tylko przeglądają, też zajmują płatne miejsce w wielu planach.
Przykład z życia zespołu 20 osób
Weźmy firmę usługową z 20 osobami: dwunastu specjalistów pracuje w narzędziu codziennie, czterech kierowników sprawdza je kilka razy w tygodniu, a czterech współpracowników dołączyło do jednego projektu. Przy licencjach od osoby płaci się za wszystkich dwadzieścioro, bo każdy potrzebuje konta. Jeśli któryś z planów dolicza dodatek za AI albo raporty, rachunek rośnie jeszcze raz o liczbę osób. Przy planie za zespół liczy się tylko to, czy mieścicie się w limicie osób. Dochodzą nowi ludzie? Koszt się nie zmienia, dopóki jesteście poniżej progu.
Kiedy droższe narzędzie jest lepszym wyborem
Niska cena nie jest jedynym kryterium. Jeśli cały zespół to programiści, którzy od lat pracują w Jira i korzystają z jej wtyczek, migracja będzie droższa niż różnica w licencjach. Podobnie gdy potrzebujecie rozliczania czasu i fakturowania klientów w jednym systemie, bo Zwinne tego nie robi. Warto też uczciwie ocenić, czy zespół potrzebuje zaawansowanej automatyzacji, czy tablicy, backlogu i sprintów, które po prostu działają. Większość zespołów 10 do 40 osób używa w praktyce kilku podstawowych funkcji, a za resztę płaci niepotrzebnie.
Pytania, które warto zadać przed zakupem
- Czy cena obejmuje wszystkich użytkowników, także gości i klientów z dostępem do podglądu?
- Czy rozliczenie jest w złotówkach i czy dostanę fakturę VAT na firmę?
- Czy mogę wyeksportować dane, jeśli zrezygnuję?
- Co się dzieje przy przekroczeniu limitu osób w planie?
- Czy da się przetestować narzędzie na realnym projekcie przed płatnością?
Jak ograniczyć koszt wdrożenia
Największy koszt to czas, w którym zespół uczy się narzędzia. Dlatego opłaca się wybrać program, który z opisu projektu sam układa pierwszy backlog z AI i plan sprintów, zamiast zaczynać od pustej tablicy. Import CSV pozwala przenieść zadania z arkusza lub innego narzędzia bez przepisywania.
Jeśli zamiast gotowego narzędzia rozważacie własną aplikację wewnętrzną, policzcie to osobno. Gotowy program do zarządzania projektami kosztuje miesięcznie mniej niż kilka godzin programisty, a tworzenie aplikacji dla firmy bez programisty ma sens dopiero wtedy, gdy proces jest naprawdę nietypowy.
Jak wybrać bez przepłacania
- Policz realną liczbę osób, które pracują w narzędziu co tydzień.
- Sprawdź, czy AI i raporty są w cenie planu.
- Zapytaj o fakturę VAT w złotówkach i miejsce przechowywania danych.
- Przetestuj narzędzie na jednym prawdziwym projekcie przez dwa tygodnie.
- Porównaj roczny koszt, a nie miesięczny. Płatność roczna w Zwinne to 50 procent mniej.
Gdzie sprawdzić resztę
Szczegółowe zestawienie modeli cen konkurencji znajdziesz na stronie alternatywa dla Jira, a pracę agencji z wieloma klientami opisaliśmy w sekcji programu do zarządzania projektami dla agencji. Wszystkie plany sprawdzisz w cenniku, a o samym wyborze narzędzia przeczytasz w tekście jak wybrać program do zarządzania projektami.