Program do zarządzania projektami dla firmy wybierasz według czterech rzeczy: jak liczy cenę, czy obsługuje metodykę, w której pracujecie, czy da się z niego wyjść z danymi i czy rozlicza się po polsku. Reszta funkcji to dodatki, za które zespół często płaci, choć z nich nie korzysta. Poniżej siedem pytań, które warto zadać każdemu dostawcy przed zakupem.
1. Jak liczona jest cena i ile zapłacicie za rok
Zacznij od rachunku rocznego, nie miesięcznego. Przy licencjach od osoby pomnóż stawkę przez liczbę wszystkich osób, które będą miały konto, także kierowników i współpracowników z jednego projektu. Przy planie za zespół sprawdź limit osób i cenę po jego przekroczeniu. Pełne wyliczenie dla 10, 20 i 40 osób pokazaliśmy w tekście ile kosztuje program do zarządzania projektami.
2. Czy narzędzie pasuje do waszej metodyki
Zespół pracujący w sprintach potrzebuje backlogu, celu sprintu, estymacji i wykresu spalania. Zespół, który obsługuje zgłoszenia na bieżąco, potrzebuje tablicy z limitami WIP. Narzędzie, które robi jedno dobrze i drugie słabo, zmusi was do obejść w arkuszu. Sprawdź, czy są oba widoki: tablica Kanban i tablica Scrum, i czy zadania przechodzą między nimi bez przepisywania.
3. Ile czasu zajmie start
Największy ukryty koszt to pierwszy tydzień. Pusta tablica oznacza dni na wpisanie zadań, podział na epiki i pierwsze estymaty. Dlatego sprawdź, czy narzędzie pomaga w starcie. W Zwinne planer AI układa z opisu projektu epiki, historyjki z kryteriami akceptacji, story points i plan sprintów, a zespół tylko poprawia i zatwierdza. Zadania z innych narzędzi wczytasz przez import CSV.
4. Czy możecie wyjść z danymi
Zapytaj, w jakim formacie wyeksportujesz projekty, komentarze i historię, i czy eksport jest dostępny w każdym planie. Brak eksportu to uzależnienie od dostawcy, które wychodzi dopiero przy zmianie narzędzia.
5. Gdzie leżą dane i kto je przetwarza
Dla firm to pytanie obowiązkowe. Poproś o informację o lokalizacji serwerów, umowę powierzenia przetwarzania danych i opis kopii zapasowych. Jeśli dział bezpieczeństwa wymaga logowania jednokrotnego, sprawdź, w którym planie jest SAML. Wymagania, o które pytają zwykle działy IT, zebraliśmy na stronie o bezpieczeństwie.
Umowę z dostawcą i aneks o powierzeniu danych da się dziś podpisać bez drukowania, na przykład przez elektroniczny podpis dokumentów dla firm ze ścieżką akceptacji między księgowością a zarządem. Dzięki temu zakup nie utknie na obiegu papieru.
6. Czy dostaniecie fakturę VAT w złotówkach
Rozliczenie w dolarach lub euro oznacza ryzyko kursowe i często brak polskiej faktury VAT, co utrudnia księgowość. Zapytaj też o możliwość rozliczenia rocznego i o to, czy cena podana na stronie jest netto, czy brutto.
7. Czy możecie sprawdzić narzędzie na prawdziwym projekcie
Dwa tygodnie na jednym realnym projekcie pokażą więcej niż każda demonstracja. Wybierz projekt, który ma kilkunastu uczestników, termin i klienta zewnętrznego. Zobaczysz, czy zespół otwiera narzędzie z własnej woli, czy trzeba go do tego zmuszać.
Najczęstsze błędy przy zakupie
Pierwszy błąd to wybór narzędzia na podstawie listy funkcji. Lista z pięćdziesięcioma pozycjami wygląda imponująco, ale zespół używa na co dzień pięciu: tablicy, backlogu, terminów, komentarzy i raportu. Zanim zaczniecie porównywać, wypiszcie te pięć rzeczy i oceniajcie narzędzia tylko według nich.
Drugi błąd to zakup dla wyobrażonego zespołu. Firma z dwunastoma osobami kupuje plan na sto, bo "kiedyś urośniemy", i płaci za zapas przez dwa lata. Rozsądniej wybrać plan na obecną liczbę osób z jasną ceną następnego progu. W Zwinne progi to 15, 40 i 150 osób, więc wiadomo z góry, kiedy rachunek się zmieni i o ile.
Trzeci błąd to pominięcie osoby, która będzie administratorem. Ktoś musi nadawać role, zamykać projekty po zakończeniu i pilnować, żeby klient widział tylko swoje zadania. Zapytajcie dostawcę, jak wygląda zarządzanie rolami i czy współpracownik zewnętrzny zajmuje płatne miejsce. W agencjach i software house'ach to często największa pozycja rachunku, którą widać dopiero po pierwszej fakturze.
Kto w firmie powinien podjąć decyzję
Narzędzie, które wybiera sam zarząd, bywa odrzucane przez zespół. Narzędzie, które wybiera sam zespół, często nie przechodzi działu bezpieczeństwa i księgowości. Najlepiej działa trójka: osoba z zespołu, która będzie z niego korzystać codziennie, osoba odpowiedzialna za budżet i ktoś, kto zna wymagania dotyczące danych. Każda z nich ma jedno pytanie z listy powyżej, na które odpowiada lepiej niż pozostałe. Spotkanie zamykające decyzję zajmuje wtedy pół godziny, bo wszystkie odpowiedzi są już zebrane.
Co sprawdzić w ofercie, zanim podpiszecie
- Czy cena dotyczy okresu rocznego i czy jest podana netto.
- Czy w planie jest import z waszego obecnego narzędzia i eksport do pliku.
- Czy przy przekroczeniu limitu osób narzędzie się blokuje, czy proponuje wyższy plan.
- Czy wsparcie odpowiada po polsku i w jakim czasie.
- Czy faktura VAT wystawiana jest w złotych, na właściwe dane firmy.
Pięć odpowiedzi na te pytania zajmuje jedno popołudnie i oszczędza kłopotliwej zmiany narzędzia po pół roku.
Szybka ocena trzech typów narzędzi
| Typ | Mocna strona | Słaba strona |
|---|---|---|
| Prosta tablica kart | start w kilka minut | brak backlogu, sprintów i raportów bez dodatków |
| Rozbudowany system dla IT | ogromna liczba wtyczek i automatyzacji | złożona konfiguracja, cena rośnie z liczbą osób |
| Narzędzie zwinne z ceną za zespół | backlog, sprinty i tablice w jednym miejscu, znany koszt | mniej integracji niż w największych systemach |
Jeśli porównujesz konkretne produkty, zobacz zestawienia alternatywa dla Jira alternatywa dla Trello i alternatywa dla Asana. Agencje z wieloma klientami znajdą wskazówki w opisie programu dla agencji.
Jak podjąć decyzję w tydzień
- Zbierz od zespołu trzy rzeczy, których brakuje w obecnym narzędziu.
- Wybierz dwóch kandydatów i policz roczny koszt dla realnej liczby osób.
- Przenieś jeden projekt do obu i pracuj w nich przez tydzień.
- Zapytaj zespół, w którym narzędziu łatwiej znaleźć zadanie i zobaczyć postęp.
- Wybierz tańsze z dwóch, jeśli zespół nie widzi różnicy.
Chcesz sprawdzić, jak wygląda start z gotowym backlogiem? Opisz projekt w wybranym planie i zobacz pierwszy sprint w minutę.